LIBRO DIARIO

Concepto.

Es un libro principal y obligatorio de foliación simple, donde se registran todas las operaciones mercantiles que realiza la empresa diariamente, en forma cronológica. En este libro se materializa la función de registro de contabilidad.

Este libro es considerado como la columna vertebral de todo el proceso contable, en este libro se centraliza o se pasa la información de los demás libros menos del libro mayor.

Base Legal.

De acuerdo con la ley del impuesto a la renta, el libro diario se considera un libro principal y obligatorio. Las personas naturales y jurídicas que superen las 150 UIT de ingresos brutos anuales deben llevar contabilidad completa.

Éste es legalizado por el Notario Público o un Juez de Paz Letrado  de la localidad.

El asiento y rayado del Libro Diario.

En la práctica toda empresa registra sus operaciones con el fin de tener una adecuada información y control de sus actividades, para ellos hace uso de comprobantes mercantiles que emite y recibe, tales como facturas, letras de cambio, cheques, etc.  Dichos datos que encierra cada documento mercantil deberá ser vaciado al libro Diario en un registro contable llamado:

ASIENTO. Es un medio que traduce el hecho económico señalado en el documento mercantil a un lenguaje contable.

Los asientos son las anotaciones o registros que se hacen en los libros de contabilidad de las diferentes operaciones que realiza la empresa usando el PCGR.

1. Principio básico del asiento. Todo asiento se debe basar en el principio de la partida doble, es decir que las cuentas deudoras (debe o cargo) deben tener el mismo valor que las cuentas acreedoras (haber o abono). 
2. Requisitos a tomar en cuenta en el asiento:

• Entre las columnas del Debe y el Haber debe existir una perfecta igualdad de sus importes cualquiera sea la cantidad de cuentas que la integran.
• El registro contable debe ser con letra manuscrita y legible (para el caso de contabilidad manual)
• Se determinan las cuentas que intervienen en la operación que se quiere registrar donde siempre hay una cuenta que representa una entrada (cuenta deudora) y otra cuenta que representa una salida (cuenta acreedora)
• Las cuentas deudoras se registran en la columna de la izquierda llamada DEBE, al inicio de cada asiento y las acreedoras en la columna de la derecha llamada HABER después de las cuentas deudoras.
• Las cuentas principales deben resaltarse (en el caso de contabilidad computarizada con negrita y en contabilidad manual deberían ir subrayadas)
• Las cuentas acreedoras deben ir precedidas de la letra “a” que significa “abono”.
• La glosa o detalle de la operación debe ser resumida y exacta, como nota de aclaración del porque de este registro de acuerdo a la fecha exacta de su anotación.
• La línea de separación entre un asiento y otro debe ser interconectado por el número del asiento.
• Al finalizar la hoja de registro se debe consignar el sub-total en cada columna y antecedido de la afirmación “VAN al folio siguiente” o “VAN al folio Nº __ “  y al inicia la siguiente hoja de registro de diario se debe empezar con el saldo anterior con la afirmación “VIENEN del folio anterior” o “VIENEN del folio Nª ___” .

Formato contable.

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1. Se registra el título: libro diario de la empresa ¨X¨ de enero de 20XX.
2. Se registra el folio del libro mayor, cuando las cuentas son trasladadas al libro mayor.
3. Se registran el código de las cuentas deudoras y acreedoras a dos dígitos.
4. Se registran el código de las sub cuentas deudoras y acreedoras a tres dígitos.
5. Se anota el número de asiento en forma correlativa, el nombre de las cuentas y sub cuentas deudoras y acreedoras. 
6. En esta columna auxiliar se registran las cantidades parciales de las sub cuentas (a tres dígitos).
7. Se registra el importe de la  cuenta deudora.
8. Se registra el importe de la  cuenta acreedora.
9. Se anota la fecha y la glosa que es la explicación resumida del asiento.